Organiser votre plan de gestion (sections, catégories, sous-catégories)

Qu'est-ce que le plan de gestion ?

Le plan de gestion classe vos dépenses et vos revenus en sections, catégories et sous-catégories. C'est la structure du rapport « Résultat de gestion » (voir Lire le résultat de gestion par site et par département). Il utilise vos catégories de dépenses existantes : elles ne sont ni supprimées ni déplacées automatiquement.

Les montants issus du plan de gestion sont indicatifs et ne remplacent pas votre comptabilité.

Quelles sont les sections ?

Les six sections sont fixes (vous ne pouvez ni en ajouter ni les renommer), dans cet ordre :

1. Revenus
2. Coût des ventes
3. Charges d'exploitation
4. Charges financières
5. Investissements
6. Mouvements financiers

Une catégorie de dépenses créée avant le plan de gestion n'a pas de section : elle est affichée dans « Charges d'exploitation » avec la pastille « Non classée ».

Comment installer le modèle par défaut ?

1. Ouvrez Paramètres › « Sites et plan de gestion », puis l'onglet « Plan de gestion ».
2. Cliquez sur « Installer le modèle par défaut ».
3. Dans la fenêtre « Installer le modèle par défaut ? », confirmez avec « Installer ».

Les sections, catégories et sous-catégories d'un modèle générique (toute activité) sont ajoutées, par exemple « Ventes en magasin » dans les revenus, « Loyers » dans les charges d'exploitation ou « Intérêts d'emprunts » dans les charges financières. Vos catégories existantes ne sont ni modifiées ni dupliquées, et vous pouvez relancer l'installation sans risque. Rien n'est installé automatiquement : c'est toujours votre choix.

Comment ajouter une catégorie ou une sous-catégorie ?

1. Dans la section voulue, cliquez sur le bouton « Catégorie » (précédé d'un +) pour créer une catégorie, ou sur « Sous-catégorie » à droite d'une catégorie existante.
2. Saisissez le « Nom » (60 caractères au plus) et, si vous le souhaitez, un « Code » (10 caractères au plus).
3. Cliquez sur « Enregistrer » (ou « Annuler »).

Le crayon (« Modifier … ») renomme une ligne. L'icône d'archive la désactive (elle apparaît barrée avec la mention « désactivée » et ne sera plus proposée) ; la même icône la réactive. L'icône de corbeille (« Supprimer … ») n'apparaît que sur une catégorie que rien n'utilise : aucune dépense, note de frais, ventilation, recette du jour, ligne de bon de commande, bon de réception ni sous-catégorie. Une fenêtre demande confirmation, et la suppression est définitive. Une catégorie déjà utilisée se désactive seulement, pour garder l'historique de vos documents.

Il n'y a qu'un seul niveau de sous-catégorie : une sous-catégorie ne peut pas avoir à son tour de sous-catégorie (« Le plan de gestion n'a qu'un niveau de sous-catégorie. »), et reste toujours dans la section de sa catégorie (« Une sous-catégorie reste dans la section de sa catégorie. »).

Pourquoi dois-je choisir une sous-catégorie sur une dépense ?

Une dépense se saisit sur une feuille du plan, c'est-à-dire une catégorie qui n'a pas de sous-catégorie. Si vous choisissez une catégorie qui en possède, le message est : « Choisissez une sous-catégorie. » Les listes de choix ne proposent d'ailleurs que des feuilles actives. Une catégorie sans sous-catégorie (par exemple une catégorie ancienne) reste utilisable telle quelle.

Les catégories de la section « Revenus » ne servent jamais à saisir une dépense, une note de frais ou un scan : elles sont masquées de ces listes, et l'API répond « Une catégorie de revenus ne peut pas être utilisée sur une dépense. » Elles alimentent la recette du jour (voir Saisir la recette du jour) ; les factures clients, elles, restent regroupées sur la ligne « Factures clients » de la section Revenus.

Comment classer une catégorie « Non classée » ?

1. Repérez la pastille « Non classée ».
2. Cliquez sur « Classer » à droite de la ligne.
3. Choisissez la « Section » (toutes sauf « Revenus »), ou « ou sous-catégorie de » pour la ranger sous une catégorie existante (« — (catégorie de la section) » signifie que vous la gardez au premier niveau).
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Tant qu'elle n'est pas classée, la catégorie est lue comme une charge d'exploitation dans le rapport : ses montants ne disparaissent pas.

Déplacer une catégorie vers « Revenus » est refusé si des dépenses, des ventilations, des lignes de bon de commande ou des réceptions l'utilisent. Sortir une catégorie de « Revenus » est refusé si des recettes du jour l'utilisent : « Cette catégorie est utilisée par des recettes du jour : elle doit rester dans la section Revenus. »

Comment donner un département par défaut à une sous-catégorie ?

Une sous-catégorie (ou une catégorie sans sous-catégorie) peut proposer d'office un département : par exemple « Farine » → département « Viennoiserie » du site « Magasin Maarif ». Quand vous choisissez cette sous-catégorie sur une ligne de bon de commande, de réception directe ou sur une dépense, son département est proposé.

1. Dans l'onglet « Plan de gestion », ouvrez les actions de la ligne voulue, puis « Département par défaut ». L'action n'existe que sur une feuille du plan (une catégorie qui a des sous-catégories est refusée : « Choisissez une sous-catégorie. »).
2. Choisissez le département dans la liste (« Proposé quand cette sous-catégorie est choisie ; toujours modifiable à la saisie. »). Seuls les départements actifs sont proposés, d'une portée qui accepte la section : un département de revenus pour une sous-catégorie de « Revenus », un département de coûts sinon.
3. Cliquez sur « Enregistrer ». Le département choisi s'affiche ensuite en petit sous le nom de la ligne. Pour l'effacer, videz la liste et enregistrez.

Le département d'un produit passe avant celui de la sous-catégorie, et votre choix sur la ligne passe avant tout (ordre complet dans Créer vos sites et départements). Le même réglage existe dans l'application mobile : dans l'onglet « Plan de gestion », choisissez « Modifier » sur la ligne (glissement ou appui long) ; pour une feuille du plan, la feuille de modification propose le champ « Département par défaut ».

Vos propres mots. Les mots « site », « département » et « sous-département » peuvent être remplacés par ceux de votre métier (par exemple « Restaurant › Poste › Sous-poste » ou « Salle › Activité › Sous-activité ») : voir Comment renommer les sites et départements (vocabulaire). Cette aide garde les mots d'origine.

Qui peut faire quoi ?

Questions fréquentes

Le bouton « Installer le modèle par défaut » va-t-il écraser mes catégories ?

Non. Les catégories existantes ne sont ni modifiées ni dupliquées ; seules les lignes manquantes du modèle sont ajoutées.

Je ne retrouve plus une catégorie dans la liste de ma dépense.

Elle est peut-être désactivée, rangée dans « Revenus », ou elle a des sous-catégories (choisissez l'une d'elles).

Mes dépenses anciennes sont-elles déplacées quand je classe une catégorie ?

Elles gardent leur catégorie ; seule la section de la catégorie change, et donc leur place dans le résultat de gestion.

Changer le département par défaut d'une sous-catégorie modifie-t-il mes anciennes dépenses ?

Non. Le département par défaut n'est qu'une proposition à la saisie : les documents déjà enregistrés gardent leur département. Pour corriger une opération passée, réimputez-la depuis le rapport « Résultat de gestion ».