Enregistrer une dépense

À quoi ça sert ?

Une dépense est une facture que vous devez payer à un fournisseur : loyer, abonnement internet, matière première, honoraires… En les enregistrant, vous gardez la trace de ce que vous devez, vous suivez ce qui est payé, et vous récupérez la TVA déductible dans votre déclaration.

Exemple. Karim gère un restaurant à Casablanca. Il reçoit la facture d'électricité de 1 200 DH TTC, à payer dans 15 jours. Il l'enregistre le jour même : il sait ainsi combien il doit encore, et la TVA contenue dans cette facture sera prise en compte dans son rapport de TVA.

1. Créer une dépense

1. Dans le menu, ouvrez Dépenses (groupe Facturation).
2. Cliquez sur Nouvelle dépense. Le bouton est grisé quand la limite de dépenses du mois est atteinte.
3. Remplissez le formulaire (voir le tableau ci-dessous).
4. Cliquez sur Créer la dépense.

Champ	À savoir
Description (obligatoire)	Ce que vous avez acheté, par exemple « Achat matériel informatique ».
Date de dépense (obligatoire)	Pré-remplie avec la date du jour.
Date d'échéance	Date limite de paiement. Si vous choisissez un fournisseur qui a un délai de paiement, Billora la propose pour vous (date de la dépense + délai), sans jamais écraser une date que vous avez saisie.
Catégorie (obligatoire)	Choisie dans votre liste (voir plus bas). La première est présélectionnée.
Fournisseur	Tapez quelques lettres : une liste de vos fournisseurs actifs apparaît. Le lien Nouveau fournisseur permet d'en créer un.
Référence / N° facture fournisseur	Le numéro figurant sur la facture reçue, par exemple « FAC-2026-001 ».
Montant TTC (DH) (obligatoire)	Le total toutes taxes comprises, tel qu'écrit sur la facture. Il doit être supérieur à 0.
Taux de TVA	Choisissez le taux de la facture (20 %, 14 %, 10 %, 7 % ou 0 %).
TVA déductible	Case cochée par défaut. Décochez-la si vous ne pouvez pas récupérer la TVA de cette dépense.
Notes	Remarques libres.

Une fois enregistrée, la dépense reçoit un numéro automatique de la forme DEP-2026-0001, et sa fiche s'ouvre.

Comment scanner un justificatif pour remplir une dépense ?

Au lieu de tout saisir à la main, vous pouvez photographier ou déposer la facture ou le ticket du fournisseur : Billora lit le document et pré-remplit le formulaire. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Créer la dépense », et chaque champ reste modifiable.

Qui peut le faire ? Toute personne qui peut créer une dépense (même droit que le bouton « Nouvelle dépense »). Le scan est disponible à la création d'une dépense, pas lors de sa modification. Selon votre abonnement, la fonctionnalité peut être verrouillée (le bouton est grisé avec le message « Cette fonctionnalité est disponible à partir du plan… ») ou limitée à un nombre de scans par mois : le message « Limite de … scans de justificatifs atteinte ce mois-ci » s'affiche alors. Le quota est commun avec le scan des notes de frais.

1. Ouvrez Dépenses, puis Nouvelle dépense.
2. En haut du formulaire, cliquez sur Scanner un justificatif et choisissez le fichier (JPEG, PNG, WEBP, HEIC ou PDF, 8 Mo au plus ; pour un PDF, seule la première page est lue). Sur l'application mobile, le même bouton se trouve en haut de l'écran « Nouvelle dépense » (appareil photo, photothèque ou fichier PDF).
3. Patientez pendant « Lecture du justificatif… » (vous pouvez annuler : rien n'est alors pré-rempli).
4. Relisez chaque champ pré-rempli. Il porte la mention lu automatiquement — à vérifier jusqu'à ce que vous le modifiiez. Un champ obligatoire que le scan n'a pas pu lire porte la mention Non lu par le scan — à saisir.
5. Cochez ou décochez Joindre ce document comme justificatif, puis cliquez sur Créer la dépense.

Champ	Ce que le scan propose
Description	L'objet de l'achat s'il est lisible ; à défaut, le nom du commerçant.
Date de dépense	La date du document (une date dans le futur n'est pas reprise).
Date d'échéance	Seulement si une échéance est imprimée sur le document ; sinon, si un fournisseur est proposé, l'échéance calculée à partir de son délai de paiement.
Catégorie	Une de vos catégories actives, d'après le commerçant (jamais créée). Votre propre choix n'est jamais remplacé.
Fournisseur	Un fournisseur actif de votre compte, retrouvé par l'ICE lu sur le document, sinon par le nom. S'il n'y en a aucun, ou plusieurs qui correspondent, rien n'est proposé : Billora ne crée jamais de fournisseur à votre place. Il faut pouvoir consulter la liste des fournisseurs.
Référence / N° facture fournisseur	Le numéro de facture ou de ticket, s'il est imprimé avec un libellé.
Montant TTC (DH)	Le total payé. Le HT et la TVA restent calculés par Billora à partir du TTC et du taux.
Taux de TVA	Le taux imprimé, s'il fait partie des taux proposés par le formulaire.

Le document scanné est-il conservé ?

Seulement si la case Joindre ce document comme justificatif est cochée. Elle est cochée par défaut quand vous avez le droit d'ajouter des justificatifs et qu'il reste de l'espace de stockage ; sinon elle est désactivée. Après la création, le document apparaît dans le bloc Justificatifs de la dépense. Si l'envoi échoue, la dépense est quand même créée : ajoutez le justificatif depuis sa fiche. Sans la case, l'image n'est pas conservée par Billora.

Le scan a choisi un mauvais fournisseur ou une mauvaise catégorie.

Modifiez le champ : la mention « lu automatiquement — à vérifier » disparaît. Aucun fournisseur ni aucune catégorie n'est créé par le scan.

Le bouton « Scanner un justificatif » n'apparaît pas.

Il n'existe qu'à la création d'une dépense, et il est masqué quand la lecture automatique n'est pas disponible pour le moment. Saisissez alors les champs à la main.

2. Les statuts d'une dépense

Une dépense nouvellement créée est En attente. Son statut évolue ensuite avec les paiements que vous enregistrez :

Statut	Signification
Brouillon	Dépense non confirmée. Elle est ignorée par la balance âgée et par le rapport de TVA.
En attente	Rien n'est encore payé.
Partielle	Une partie a été payée ; le solde reste dû.
Payée	La dépense est entièrement réglée.
Annulée	La dépense ne compte plus : elle ne peut plus être modifiée ni payée.

La liste propose un filtre multi-choix par statut, une recherche (« Rechercher par n°, description, fournisseur… »), une période, et quatre indicateurs en haut : Total, Total TTC, Impayé et TVA déductible.

3. Les catégories

Les catégories servent à classer vos dépenses et à les analyser dans le rapport de dépenses. À la création de votre compte, Billora en prépare une série (loyer et charges, télécommunications, logiciels, déplacements, honoraires, assurances, frais bancaires, impôts et taxes…).

• Sur la page Dépenses, le bouton Catégories ouvre la fenêtre « Catégories de dépenses » : saisissez un nom, choisissez une couleur, puis ajoutez. Vous pouvez aussi renommer une catégorie (« Sauver ») ou la supprimer.
• Une catégorie qui contient déjà des dépenses ne peut pas être supprimée : Billora répond « Cette catégorie contient des dépenses et ne peut pas être supprimée ».
• Les mêmes catégories se gèrent aussi dans Paramètres → Catégories, onglet Dépenses.

4. TVA déductible : pourquoi cocher ou décocher ?

Quand la case TVA déductible est cochée, la TVA de la dépense vient en déduction de la TVA que vous collectez auprès de vos clients dans le rapport de TVA. Quand elle est décochée, la dépense apparaît comme « non déductible » : sa TVA n'est pas récupérée.

5. Joindre un justificatif

La fiche d'une dépense contient un bloc Justificatifs. Cliquez sur Ajouter un document pour y déposer la facture reçue ou un ticket (fichier PDF ou image). Une fois un justificatif ajouté, la liste propose Voir le justificatif et la fiche une tuile Justificatif pour l'ouvrir sans quitter la page.

Les dépenses sans justificatif peuvent être retrouvées dans Retrouver les justificatifs manquants.

6. Modifier, dupliquer, annuler, supprimer

• Modifier : possible tant que la dépense n'est ni payée ni annulée.
• Dupliquer : crée une nouvelle dépense à partir de celle-ci, pratique pour un loyer ou un abonnement mensuel.
• Annuler (« Annuler la dépense ») : la dépense reste visible mais ne peut plus être modifiée ni payée. Sur la liste, cette action n'apparaît que si un paiement a déjà été enregistré.
• Supprimer : définitif. Impossible pour une dépense payée (« Une dépense payée ne peut pas être supprimée »).

7. Enregistrer le paiement

Quand vous réglez le fournisseur, ouvrez la dépense puis cliquez sur Paiement (ou l'action Enregistrer un paiement dans la liste). Billora refuse un montant supérieur au solde restant. Les règles propres aux paiements en espèces et aux chèques sont expliquées dans Enregistrer un paiement fournisseur et Enregistrer un paiement.

Questions fréquentes

Dois-je saisir le montant HT ou TTC ?

Le TTC. Billora en déduit le HT et la TVA avec le taux que vous choisissez.

Le fournisseur est-il obligatoire ?

Non, mais il est utile : il permet de retrouver toutes les dépenses d'un fournisseur et propose l'échéance automatiquement.

J'ai fait une erreur de montant sur une dépense déjà payée.

Une dépense payée n'est plus modifiable. Contactez votre comptable pour la correction à apporter, et consultez les options de paiement dans l'article sur les paiements fournisseur.

Une dépense « Brouillon » compte-t-elle dans mes rapports ?

Non : les brouillons et les dépenses annulées sont écartés de la balance âgée et du rapport de TVA.

Peut-on créer une dépense à partir d'une commande d'achat ?

Oui, lors de la réception du bon de commande. Voir l'article suivant.

Pour aller plus loin