Créer et gérer vos clients

Une fiche par client

Chaque client que vous créez est rattaché à ses factures, devis, avoirs et paiements. Une fiche bien remplie vous évite de ressaisir les mêmes informations à chaque document : adresse, ICE, délai de paiement, contacts à qui écrire.

Exemple. Nadia, expert-comptable à Oujda, ajoute sa première cliente : une pharmacie. Elle saisit la raison sociale, l'ICE, l'adresse, le contact du pharmacien et un délai de paiement de 30 jours. Plus tard, chaque facture à cette pharmacie reprendra tout cela toute seule.

Créer un nouveau client

1. Dans le menu, ouvrez Répertoire → Clients.
2. Cliquez sur « Ajouter un client ». Le formulaire s'ouvre sur une page dédiée.
3. Carte « Identité » : choisissez le Type de client, « Entreprise » ou « Particulier ». Une entreprise se désigne par sa Raison sociale ; un particulier par son Prénom et son Nom. C'est le seul champ obligatoire.
4. Carte « Coordonnées » : Email (utilisé pour l'envoi des documents), Téléphone, Site web.
5. Pour une entreprise, carte « Identifiants fiscaux » : ICE (15 chiffres), IF, RC, N° TVA, forme juridique, capital, représentant légal, N° CNSS…
6. Cartes « Adresse principale (facturation) » et « Adresse de livraison » (laissez la seconde vide si elle est identique).
7. Carte « Contacts » : cliquez sur « Ajouter un contact » pour enregistrer les personnes à qui écrire (civilité, prénom, nom, fonction, e-mail, téléphone, mobile). Un contact peut être le contact principal.
8. Carte « Notes » : « Notes internes » (visibles par votre équipe seulement) et « Notes publiques ».
9. Cliquez sur « Créer le client ».

Ce que vous voyez ensuite : la fiche du nouveau client s'ouvre. La liste des clients (ci-dessous) vous permet de le retrouver à tout moment.

Délai de paiement et remise par défaut

Si vous accordez toujours les mêmes conditions à un client, enregistrez-les une fois pour toutes. Dans le formulaire du client, la carte « Profil et conditions » contient deux champs utiles :

• Délai de paiement par défaut : l'échéance de ses nouvelles factures et la date d'expiration de ses nouveaux devis sont calculées à partir de la date d'émission plus ce délai.
• Remise par défaut (%) : un pourcentage entre 0 et 100, repris comme remise globale dans ses nouveaux documents de vente : factures, factures proforma et devis (l'application mobile fait de même pour les factures et les devis).

Ranger un client dans une catégorie

Le champ Catégorie de client de la fiche (création ou modification) range le client dans une catégorie (« Aucune catégorie » par défaut) : Revendeur, Public… Il sert à filtrer la liste et, selon votre abonnement, à appliquer automatiquement la grille tarifaire de la catégorie aux nouveaux documents de ce client. Le lien « Gérer les catégories » ouvre Paramètres → Catégories → Clients. Voir Tarifs par client pour l'ordre d'application des prix. La catégorie s'affiche aussi dans la liste des clients (colonne « Catégorie de client », affichée dès que votre compte a au moins une catégorie), en tête de la fiche client (un clic ouvre l'onglet « Tarifs ») et dans l'export CSV (colonne categorie_client, réimportable tant que la catégorie est active : une catégorie archivée est refusée à l'import).

Retrouver et gérer vos clients

Dans Répertoire → Clients, la barre de recherche (« Rechercher par nom, email, ICE… ») et les filtres Type (Entreprise, Particulier), Statut (Actifs, Archivés) et Responsable vous aident à retrouver un client. Le menu d'actions d'une ligne propose : Consulter, Nouvelle facture, Nouveau devis, Modifier, Archiver, Supprimer.

La fiche d'un client regroupe ses informations et plusieurs onglets : Aperçu, Contacts, Factures, Devis, Proforma, Avoirs, Bons de livraison, Paiements, Tarifs, Documents et Journal d'activité.

• Archiver : le client disparaît des listes courantes (filtre « Archivés » pour le retrouver, action « Désarchiver ») sans perdre son historique.
• Supprimer : possible seulement si le client n'a aucune facture ni aucun devis. Sinon Billora répond « Impossible de supprimer un client ayant des factures ou devis. Archivez-le à la place. ».
• Importer une liste : le bouton « Importer CSV » de la liste (voir Importer vos clients et produits).
• Exporter la liste en CSV : Paramètres → Import / Export, rubrique « Export des données », ligne « Clients ».

Selon votre abonnement, le nombre de clients peut être limité : un encadré « Limite atteinte » s'affiche alors sur la liste.

Plafond d'encours et encours initial

La carte « Risque client » du formulaire permet de fixer un « Plafond d'encours (DH) » (selon votre abonnement) et de reprendre un « Encours initial (DH TTC) » : le solde que le client vous devait avant Billora. Elle est réservée au propriétaire et aux administrateurs. Le détail du calcul, du blocage et des dérogations est dans Gérer le risque client. Un client qui a un encours initial ne peut pas être supprimé : archivez-le.

Questions fréquentes

Un client peut-il avoir plusieurs adresses ?

Il a une adresse principale (facturation) et une adresse de livraison facultative. Les personnes à contacter se saisissent dans la carte « Contacts », qui peut en contenir autant que nécessaire.

Que se passe-t-il si je supprime un client ?

Un client ne peut être supprimé que s'il n'a ni facture ni devis. Dans le cas contraire, archivez-le : son historique reste consultable.

Quelle différence entre « Entreprise » et « Particulier » ?

Une entreprise a une raison sociale et des identifiants fiscaux (ICE, IF, RC). Un particulier est identifié par son prénom et son nom, sans identifiants fiscaux.

Comment donner des prix spéciaux à un client ?

Voir Tarifs par client.

Prochaines étapes