Créer vos centres de coût et de revenu

À quoi sert un centre ?

Un centre représente un magasin, un atelier, un dépôt ou toute activité dont vous voulez suivre séparément les coûts et les revenus. Une fois vos centres créés, vous les choisissez sur vos factures, vos dépenses, vos bons de commande, vos réceptions et vos recettes du jour. Le rapport « Résultat de gestion » les additionne ensuite par centre (voir Lire le résultat de gestion par centre).

Les centres sont un repère de pilotage interne : ils ne créent aucune écriture comptable et ne changent ni la TVA ni vos documents légaux.

Comment créer un centre ?

1. Ouvrez Paramètres, puis l'entrée « Centres et plan de gestion ».
2. Restez sur l'onglet « Centres » (les deux autres onglets sont « Plan de gestion » et « Canaux d'encaissement »).
3. Cliquez sur « Nouveau centre ». Le tiroir « Nouveau centre » s'ouvre.
4. Renseignez le « Nom » (obligatoire, 60 caractères au plus), un « Code » facultatif (10 caractères au plus), la « Portée » et la « Couleur » (le point de couleur sert à reconnaître le centre dans les listes et les rapports).
5. Laissez cochée la case « Centre actif », puis cliquez sur « Créer le centre ».

Deux centres ne peuvent pas porter le même nom : « Un centre porte déjà ce nom. » S'il manque le nom, le message est « Le nom est obligatoire ».

Raccourci : dans une liste de choix de centre (facture, dépense, réception directe…), l'option de création intégrée « Créer le centre » permet d'ajouter un centre sans quitter le formulaire. Le centre créé a la portée adaptée au formulaire (revenus sur une facture, coûts sur une dépense).

Que veulent dire « Coûts », « Revenus » et « Les deux » ?

La Portée décide où le centre peut être choisi :

Un centre désactivé ne peut plus être choisi sur un nouveau document (« Ce centre est désactivé. »), et un centre sur une portée qui ne convient pas est refusé (« Ce centre ne peut pas être utilisé sur ce type de document. »).

Changer la portée d'un centre déjà utilisé est refusé quand cela rendrait des documents incohérents :

• passer en « Coûts » alors que des factures ou des recettes du jour l'utilisent : « Des factures ou des recettes du jour utilisent ce centre : il doit rester utilisable pour les revenus. »
• passer en « Revenus » alors que des dépenses l'utilisent : « Des dépenses utilisent ce centre : il doit rester utilisable pour les coûts. »

Choisissez alors « Les deux », ou réaffectez d'abord les opérations depuis le rapport « Résultat de gestion ».

Comment définir les centres par défaut ?

Dans l'onglet « Centres », la zone « Centres par défaut » propose deux listes : « Centre de coûts par défaut » et « Centre de revenus par défaut » (choix « Aucun » possible). Ces centres sont proposés d'office sur les nouvelles dépenses et les nouvelles factures ; vous pouvez toujours en choisir un autre. Seuls les centres actifs de la bonne portée sont proposés.

Ce réglage est réservé aux membres qui peuvent modifier les réglages de l'entreprise (propriétaire et administrateur par défaut) : pour les autres, les listes sont grisées.

Faut-il désactiver ou supprimer un centre ?

• Désactiver (interrupteur de la colonne « Actif », ou case « Centre actif » dans « Modifier le centre ») : le centre n'est plus proposé pour les nouveaux documents, mais il reste visible dans l'historique et dans les rapports. C'est le bon geste pour un site fermé.
• Supprimer (icône corbeille, puis « Supprimer ce centre ? » et « Supprimer ») : possible seulement si aucun document n'utilise le centre. Sinon : « Ce centre est utilisé par des documents ou des recettes du jour : désactivez-le plutôt que de le supprimer. » Sont comptés les factures, dépenses, recettes du jour, ventilations de dépenses, lignes de bons de commande et réceptions.
• Un centre qui est le centre par défaut du compte ne se supprime pas non plus : « Ce centre est le centre par défaut du compte : changez-le avant de supprimer, ou désactivez le centre. »

Qui peut faire quoi ?

Si votre entreprise utilise des groupes de droits sur mesure, ce sont eux qui s'appliquent (voir Rôles et accès de l'équipe).

Et sur l'application mobile ?

Ouvrez Paramètres › « Centres et plan de gestion » (juste après « Responsables »). L'écran reprend les trois onglets du site, « Centres », « Plan de gestion » et « Canaux d'encaissement » : le + en haut crée un élément de l'onglet affiché, un glissement ou un appui long sur une ligne ouvre ses actions (modifier, désactiver, supprimer). Mêmes droits et mêmes messages que sur le site.

Questions fréquentes

Je ne vois pas « Centres et plan de gestion » dans les paramètres.

La fonctionnalité n'est pas incluse dans votre abonnement et aucune option ne la propose pour votre abonnement : l'entrée est alors masquée. Si vous ouvrez la page directement, le message « Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur votre abonnement actuel. » s'affiche avec le lien « Voir les plans et options ». Si une option la propose, l'entrée reste visible et la page présente l'option avec le bouton « Souscrire à l'option » (voir Options payantes).

Puis-je renommer un centre ?

Oui : icône crayon, « Modifier le centre », puis « Enregistrer ». Les documents déjà rattachés suivent le nouveau nom.

Mes anciennes factures n'ont pas de centre. Est-ce un problème ?

Non. Elles apparaissent sous « Non affecté » dans le résultat de gestion ; vous pouvez les rattacher une par une depuis le rapport.

Faut-il un centre pour chaque document ?

Non, le centre est facultatif partout. Sans centre, l'opération est comptée « Non affecté ».