Régler la numérotation de vos documents (préfixes, format, reprise)

À quoi sert la numérotation ?

Chaque facture, devis, avoir, bon de commande, bon de livraison, bon de réception, facture proforma et dépense reçoit un numéro unique. Au Maroc, les factures doivent suivre une série chronologique continue (art. 145 du CGI) : pas de trou, pas de doublon. Billora attribue ces numéros tout seul ; la page Paramètres → Numérotation vous laisse choisir leur présentation et, si vous venez d'un autre logiciel, le numéro de départ.

Exemple. Hicham dirige une entreprise de climatisation à Agadir. Il facturait sur Excel jusqu'en septembre et sa dernière facture portait le n° 87. En passant à Billora, il fixe le prochain numéro de facture à 88 : sa première facture Billora continue sa série, sans trou.

1. Comment se compose un numéro ?

Un numéro Billora assemble un préfixe, la période (selon la remise à zéro), et un compteur, séparés par un séparateur. Par défaut : FA-2026-0001.

Dans la carte Format de numérotation, trois réglages :

• Longueur du numéro : 3, 4, 5 ou 6 chiffres (par exemple « 4 chiffres (0001) »).
• Remise à zéro : « Chaque année » (FA-2026-0001), « Chaque mois » (FA-2026-10-0001) ou « Jamais (continu) » (FA-0001).
• Séparateur : « Tiret (FA-2026-0001) », « Underscore (FA_2026_0001) » ou « Point (FA.2026.0001) ».

2. Changer les préfixes des documents

1. Ouvrez Paramètres → Numérotation.
2. Dans Préfixes des documents, modifiez le préfixe de chaque type (10 caractères maximum). Préfixes par défaut : Factures FA, Devis DE, Factures proforma FP, Avoirs AV, Bons de commande BC, Bons de livraison BL, Bons de réception BR, Dépenses DEP.
3. Sous chaque préfixe, l'aperçu montre le numéro tel qu'il sortira.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le message « Numérotation mise à jour. » confirme.

3. Pourquoi la remise à zéro est-elle verrouillée ?

Dès qu'un document a été émis dans l'année en cours (dans Billora ou importé), le choix Remise à zéro est grisé avec un cadenas : « Remise à zéro verrouillée pour l'exercice en cours (au moins un document déjà émis) — la modifier créerait une rupture de série (art. 145 CGI). Modifiable au 1er janvier. »

Changer de périodicité en cours d'année ferait repartir le compteur à 1 au milieu de l'exercice. Pour en changer, faites-le en début d'année, avant d'émettre votre premier document de l'année.

4. Quand un document reçoit-il son numéro ?

• Une facture en brouillon n'a pas encore de numéro. Elle le reçoit à sa première émission (envoi, ou passage au statut envoyée) ou au premier paiement enregistré.
• Le numéro est pris dans la suite du compteur de son type et de sa période.
• Un numéro attribué n'est jamais réutilisé, même si le document est ensuite annulé : on corrige une facture émise par un avoir, on ne la renumérote pas (voir Créer un avoir).
• C'est pourquoi une facture qui a reçu son numéro mais est restée en brouillon (émise sans être envoyée, envoi échoué, facture récurrente non envoyée, rejet par la DGI…) ne peut plus être supprimée : elle propose « Annuler » à la place de « Supprimer », et la facture annulée garde son numéro.

5. Reprendre la numérotation d'un ancien logiciel

La carte Reprendre une numérotation existante permet de fixer le prochain numéro de chaque type de document, pour continuer la série de votre ancien outil.

1. Dans la carte, chaque type affiche « Dernier émis : … » et un champ Prochain n°, avec l'aperçu du numéro obtenu.
2. Saisissez le prochain numéro des types que vous voulez reprendre (par exemple 88 pour les factures).
3. Facultatif : remplissez Justification (par exemple « Ex. migration depuis Sage / dernière facture n°42 »). Elle est tracée dans le journal d'activité, ce qui est « utile en cas de contrôle ».
4. Cliquez sur Enregistrer, dans la barre en bas de l'écran : ce bouton enregistre en une fois le format et le prochain numéro. Le message « Numérotation reprise. » confirme la reprise.

Le lien Assistant de migration ouvre une version guidée, « Reprendre ma numérotation », avec deux choix :

• Importer mes anciennes factures : vous importez un fichier CSV (voir Importer vos données depuis un fichier) ; les factures gardent leurs numéros d'origine et le prochain numéro est pré-rempli.
• Fixer seulement le prochain numéro : sans importer l'historique.

6. Qui peut modifier la numérotation ?

Le propriétaire et les administrateurs. Les collaborateurs et les lecteurs voient la page en lecture seule. Le comptable externe n'a pas accès aux paramètres. Voir Rôles et accès de l'équipe.

Questions fréquentes

Puis-je renuméroter une facture déjà émise ?

Non. Un numéro attribué est définitif et n'est jamais réutilisé. Pour corriger une facture émise, établissez un avoir.

Mes brouillons n'ont pas de numéro, est-ce normal ?

Oui. Une facture reçoit son numéro à sa première émission : un brouillon sans numéro peut être supprimé sans laisser de trou dans la série. Un brouillon qui a déjà reçu un numéro, lui, ne se supprime pas : il s'annule et garde son numéro.

Je n'arrive plus à modifier le « Prochain n° ».

Un document de ce type a déjà été émis (ou des documents ont été importés) : le point de départ est verrouillé pour garder une série continue. C'est voulu.

Comment vérifier que ma série n'a pas de trou ?

Utilisez le rapport Continuité de séquence, qui signale les numéros manquants.

Prochaines étapes