Rôles et accès de l'équipe

À quoi ça sert ?

Quand plusieurs personnes utilisent Billora (un associé, une assistante, votre expert-comptable), chacune ne doit voir et modifier que ce qui la concerne. Le rôle attribué à chaque membre règle cela. Vous restez maître : seul le propriétaire invite, change les rôles et désactive les accès.

Exemple. Mounia dirige un cabinet de conseil à Casablanca. Elle invite son assistante comme Collaboratrice pour saisir les factures, son associé comme Lecteur pour suivre les chiffres, et son expert-comptable via l'accès comptable pour contrôler les pièces en fin de mois.

Les 5 rôles

Rôle	Documents (factures, clients…)	Paramètres de l'entreprise	Équipe, abonnement, compte
Propriétaire	Tous les droits	Modifier	Tout gérer
Administrateur	Créer et modifier	Modifier	Consulter l'abonnement et l'équipe ; la gestion de l'équipe et du compte reste au propriétaire
Collaborateur	Créer et modifier	Consulter seulement	Consulter
Comptable (externe)	Consulter seulement, périmètre limité	Pas d'accès	Pas d'accès
Lecteur	Consulter seulement	Consulter seulement	Consulter

Propriétaire

Il a tous les droits : documents, paramètres, équipe, abonnement et gestion du compte (suspension, suppression). C'est la personne qui a créé le compte, ou celle à qui la propriété a été transférée (voir la section 6). Il active aussi le compte en sortant du mode test.

Administrateur

Il travaille comme le propriétaire sur les documents et peut modifier les paramètres de l'entreprise. En revanche, seul le propriétaire invite des membres, change leur rôle, les désactive, et accède à la gestion du compte.

Collaborateur

Il crée et modifie les documents du quotidien (factures, devis, clients, produits, paiements…). Les paramètres et l'équipe lui sont ouverts en lecture seule.

Comptable (expert-comptable externe)

Le comptable est en lecture seule : il ne crée ni ne modifie aucune donnée, et n'accède pas aux paramètres. Une seule action lui est ouverte en plus : la revue de vos factures et dépenses (« Vu », « Validé », « À corriger » et commentaires), qui n'écrit aucune donnée métier. Il consulte l'Espace comptable, les factures et avoirs, les dépenses et paiements, les Points d'attention, les Justificatifs manquants et les rapports financiers : chiffre d'affaires, dépenses, résultat, TVA, balance âgée, rapprochement, trésorerie prévisionnelle, délais de paiement, promesses clients, export fiscal et continuité de séquence. Il télécharge les PDF et les fichiers UBL.

Son accès est volontairement réduit à la partie financière : il ne voit ni les devis (ni les factures proforma, récurrentes et demandes de commande des clients), ni les listes de clients, fournisseurs ou produits, ni le journal d'activité, ni les bons de livraison, le stock et les entrepôts, ni les rapports clients, fournisseurs, produits et délais des devis. Ces informations lui sont refusées même s'il tente d'y accéder directement.

Lecteur

Il consulte tout ce qui est ouvert à son rôle et télécharge les PDF, mais ne peut rien créer ni modifier : tous les boutons d'écriture sont masqués ou refusent l'action. Idéal pour un associé ou un conseil qui veut suivre sans toucher.

1. Inviter un membre de l'équipe

1. Allez dans Paramètres → Membres (la page s'intitule « Équipe & accès »).
2. Cliquez sur Inviter un membre. Le bouton affiche le nombre de places restantes si votre abonnement fixe une limite d'utilisateurs.
3. Saisissez l'adresse e-mail, choisissez le rôle (Administrateur, Collaborateur ou Lecteur) puis cliquez sur Envoyer l'invitation.
4. La personne reçoit un e-mail avec un lien valable 72 heures. Elle l'ouvre, voit les détails de l'invitation, saisit son nom et accepte (ou refuse). Vous êtes prévenu de sa réponse.

Dans la liste, un statut accompagne chaque membre : En attente (invitation non acceptée), Actif ou Désactivé. Pour une invitation en attente, le bouton Renvoyer envoie un nouvel e-mail (avec un petit délai d'attente entre deux envois).

2. Inviter votre expert-comptable

L'accès comptable a son propre bloc, Accès comptable, sur la même page.

1. Cliquez sur Inviter mon comptable. Un encadré rappelle ce qu'il pourra faire (consulter les factures et avoirs, télécharger les PDF et fichiers UBL, accéder aux rapports et exports) et ce qu'il ne pourra pas faire (créer ou modifier des documents, modifier les paramètres, supprimer des données).
2. Saisissez son e-mail et cliquez sur Envoyer.

3. Modifier un rôle, désactiver ou retirer un accès

Depuis la liste des membres, le propriétaire peut :

• Changer le rôle d'un membre avec le sélecteur de rôle de sa ligne. Le membre est prévenu par e-mail.
• Désactiver (ou Activer) un membre : la désactivation prend effet immédiatement. La personne est déconnectée et ne peut plus entrer. Pratique pour un départ, sans rien perdre de l'historique.
• Supprimer définitivement (icône corbeille, « Supprimer définitivement ») : retire le membre de l'équipe, de façon irréversible.

Le propriétaire lui-même n'est pas modifiable : pour changer de propriétaire, utilisez le transfert de propriété (section 6).

4. Aller plus loin : des droits sur mesure

Si aucun rôle ne correspond exactement à un poste (un commercial qui prépare les devis sans voir les paiements, un magasinier limité au stock…), le propriétaire peut créer des groupes de droits en choisissant module par module ce qui est permis, puis les attribuer dans la colonne Droits de la liste des membres. Le rôle du membre devient alors son rôle de repli. Cette fonctionnalité dépend de votre abonnement. Voir Créer des groupes de droits sur mesure pour votre équipe.

5. Donner un accès temporaire (prestataire, stagiaire, audit)

Pour une personne qui ne doit travailler dans Billora que pendant une période (un prestataire, un stagiaire, un auditeur), le propriétaire peut fixer une date de fin d'accès. Le membre garde son rôle (et son éventuel groupe de droits) jusqu'à cette date, puis perd tout accès automatiquement.

1. À l'invitation (membre de l'équipe ou comptable), cochez Accès temporaire et choisissez la date dans Jusqu'au, puis envoyez l'invitation. L'e-mail d'invitation indique la date de fin.
2. Pour un membre déjà présent, cliquez sur l'icône calendrier de sa ligne (Accès temporaire), choisissez la date dans Accès jusqu'au et cliquez sur Enregistrer.

Dans la liste, la pastille Accès jusqu'au JJ/MM/AAAA rappelle l'échéance ; elle passe en orange à 7 jours ou moins, puis devient Accès expiré (rouge) une fois la date passée.

• Jour inclus : l'accès reste ouvert toute la journée choisie (heure du Maroc) et se coupe à minuit.
• À l'échéance : le membre est refusé immédiatement sur le web et sur l'application mobile, comme un membre désactivé ; ses sessions sont fermées et il est prévenu par e-mail. Vous recevez une notification « Accès temporaire expiré ». S'il travaille aussi pour une autre entreprise sur Billora, il garde son accès à celle-ci.
• Rappel : 3 jours avant la fin, vous recevez une notification et un e-mail (le membre est aussi prévenu par e-mail).
• Prolonger : icône calendrier (Prolonger l'accès), nouvelle date, Enregistrer. Cela fonctionne aussi après l'expiration : l'accès est rétabli aussitôt. Rendre l'accès permanent supprime la date de fin.
• La date doit être aujourd'hui ou plus tard, et au plus dans un an. Le propriétaire n'a jamais d'accès temporaire.
• Sur l'application mobile (Configuration → Équipe), le propriétaire dispose des mêmes réglages : interrupteur Accès temporaire à l'invitation, bouton Accès ou Prolonger sur la carte du membre.
• Chaque changement est inscrit au journal d'activité : « Accès temporaire défini », « Accès temporaire prolongé », « Accès rendu permanent », « Accès temporaire expiré ».

Un membre dont l'accès a expiré qui tente de revenir voit l'écran « Accès expiré », qui l'invite à contacter le propriétaire. Ses documents et l'historique restent dans le compte.

Un membre dont l'accès a expiré occupe toujours sa place dans la limite d'utilisateurs de votre abonnement, comme un membre désactivé : supprimez-le si vous avez besoin de la place.

6. Transférer la propriété du compte

Le compte a un seul propriétaire. Quand il change (départ du gérant, cession de l'entreprise…), le propriétaire peut transférer la propriété à un autre membre de l'équipe. Il devient alors Administrateur.

Exemple. Le gérant d'une SARL de Fès prend sa retraite. Il transfère la propriété du compte à sa fille, déjà administratrice : elle gère désormais l'abonnement et l'équipe, et lui reste administrateur pour l'accompagner.

1. Le propriétaire va dans Paramètres → Membres, bloc Propriété du compte, et clique sur Transférer la propriété.
2. Il choisit le Futur propriétaire, saisit Votre mot de passe et, si la double authentification par application est activée, le Code de vérification (code à 6 chiffres ou code de secours), puis clique sur Envoyer la demande.
3. Le propriétaire reçoit un e-mail. Connecté avec son compte, il ouvre le lien et clique sur Confirmer le transfert.
4. Le futur propriétaire reçoit à son tour un e-mail. Connecté avec son compte, il ouvre le lien et clique sur Accepter la propriété.
5. Le transfert est immédiat : le nouveau propriétaire obtient tous les droits, l'ancien devient administrateur. Les deux reçoivent un e-mail de confirmation, et chaque étape apparaît dans le journal d'activité.

Questions fréquentes

Le comptable peut-il saisir des factures pour moi ?

Non, le rôle comptable est en lecture seule. Pour quelqu'un qui saisit, invitez un collaborateur.

Quelle différence entre administrateur et collaborateur ?

L'administrateur peut modifier les paramètres de l'entreprise (identité, numérotation, TVA, modèles…). Le collaborateur ne fait que consulter ces paramètres.

Puis-je avoir plusieurs propriétaires ?

Non, le compte a un seul propriétaire. Pour partager la gestion des paramètres, invitez un Administrateur. Pour changer de propriétaire, utilisez Transférer la propriété (section 6).

Un lecteur voit-il tout ?

Il consulte les documents et les paramètres, sans pouvoir modifier. Il garde néanmoins la main sur sa propre sécurité (Sécurité (2FA)).

L'invitation a expiré.

Cliquez sur Renvoyer sur la ligne de la personne : un nouveau lien de 72 heures lui est envoyé.

Prochaines étapes