Facturer plusieurs bons de réception sur une seule facture fournisseur

Pourquoi facturer des bons de réception ensemble ?

Un fournisseur livre plusieurs fois dans le mois et vous envoie une seule facture. Billora permet de choisir les bons de réception concernés et de créer en une opération la dépense correspondante, rapprochée de ces livraisons. Chaque bon n'est facturé qu'une fois.

Prérequis : la fonctionnalité des bons de réception (selon votre abonnement) et le droit de créer des dépenses. L'imputation par département dépend de l'option de pilotage multi-sites (selon votre abonnement).

Comment facturer plusieurs bons ?

1. Ouvrez la page Bons de réception. La colonne « Facturation » affiche « À facturer » (livraison pas encore facturée) ou « Facturé DEP-… » (lien vers la dépense).
2. Cochez les bons « À facturer » du même fournisseur : seuls les bons facturables ont une case.
3. Cliquez sur « Facturer (n) », n étant le nombre de bons cochés. Si les fournisseurs diffèrent, le bouton est grisé avec l'infobulle « Les bons sélectionnés doivent venir du même fournisseur. »
4. Dans le tiroir « Facturer des réceptions » (« Saisissez la facture du fournisseur : Billora la rapproche des bons de réception. »), vérifiez la liste « Bons de réception » et le « Total attendu (quantités acceptées × prix du bon de commande) », détaillé par taux (colonnes « Base HT » et « Montant TVA »).
5. Renseignez le « N° de la facture fournisseur » et la « Date de la facture » (obligatoires), l'« Échéance » (vide : selon le délai de paiement du fournisseur), le « Montant TTC réel de la facture » (vide : le total attendu), la « Catégorie » (obligatoire), le « Département de coûts » (option multi-sites) et une « Note ».
6. Contrôlez la ligne d'écart, puis cliquez sur « Créer la dépense ».

Autres points d'entrée : la fiche d'un fournisseur (menu d'actions, « Facturer des réceptions »), et la fiche d'un bon (action rapide « Facturer », pour un seul bon).

Que signifie l'écart ?

Le total attendu est la valeur des quantités acceptées (reçues, hors quantités refusées) multipliée par le prix du bon de commande, avec la remise globale du bon de commande répartie au prorata. Quand vous saisissez le TTC réel de la facture, Billora affiche en direct :

• « Aucun écart avec les bons de réception. » si les deux montants concordent ;
• sinon « Écart : … HT (imputé sur l'en-tête de la dépense) », avec le total de la dépense en HT et en TTC.

Le montant réel est réparti sur les taux de TVA au prorata de la livraison, sans jamais produire de TVA négative. L'écart (frais de transport, arrondi du fournisseur…) est imputé sur l'en-tête de la dépense, c'est-à-dire sur la catégorie et le département que vous avez choisis dans le tiroir.

Peut-on payer tout de suite ?

Après la création, le tiroir passe à l'état « Dépense créée » avec « Voir la dépense » et « Enregistrer un paiement ». Le tiroir laisse alors place à la fenêtre de paiement de la dépense, la même que sur sa fiche : « Montant (DH) » (le solde est proposé), « Date », « Mode de paiement » (chèque compris, avec ses informations et le registre des chèques), « Référence » et « Notes », puis « Enregistrer ».

La fiche de la dépense affiche ensuite la liste « Bons de réception facturés » et la carte « Ventilation » : une ligne par département et catégorie des bons, plus l'écart. Une ligne de bon répartie par quantité entre départements donne une ligne par département, avec la quantité et le libellé sous le département (par exemple « 600 kg Farine ») ; voir Répartir une ligne entre plusieurs départements.

Quelles sont les règles à connaître ?

• Même fournisseur : « Les bons sélectionnés doivent venir du même fournisseur pour être facturés ensemble. » Le fournisseur de la dépense ne peut plus être modifié ensuite : « Cette dépense facture des bons de réception : son fournisseur ne peut pas être modifié. »
• Un bon n'est facturé qu'une fois : « Ce bon de réception est déjà facturé : annulez ou supprimez la dépense qui le facture pour le libérer. »
• Bons non facturables : un bon annulé, un bon dont le bon de commande a déjà sa propre dépense ou une commande en devise étrangère n'apparaît pas dans la sélection (« Ce bon de réception ne peut pas être facturé (annulé, ou déjà couvert par la dépense de son bon de commande). »).
• 50 bons au plus : « Une facture groupée accepte 50 bons de réception au plus. » Un bon sans valeur : « Ces bons n'ont aucune valeur facturable. »
• Pas de double dépense : une fois des réceptions d'un bon de commande facturées en groupe, « Créer la dépense » sur ce bon de commande est refusé (« Les réceptions de ce bon de commande sont facturées par une dépense groupée : une seconde dépense compterait deux fois la même marchandise. »).
• Annuler la dépense libère les bons : ils redeviennent « À facturer ». La ventilation reste dans l'historique.
• Annuler un bon facturé est refusé : « Ce bon est facturé par la dépense DEP-… : annulez d'abord cette dépense pour le libérer. »
• Le quota mensuel de dépenses de votre abonnement s'applique à la dépense créée.

Et depuis l'application mobile ?

1. Dans la liste des bons de réception, touchez « Facturer » en haut de l'écran : la liste passe en sélection.
2. Touchez les bons « À facturer » du même fournisseur (les autres restent grisés). La barre du bas indique le nombre de bons cochés ; « Désélectionner » vide la sélection.
3. Touchez « Facturer (n) ». Si les fournisseurs diffèrent, le bouton est refusé : « Les bons sélectionnés doivent venir du même fournisseur. »
4. Dans la feuille qui s'ouvre, vérifiez le total attendu, renseignez le « N° de la facture fournisseur », la catégorie (et le département avec l'option), le total TTC réel, puis « Créer la dépense ». Vous pouvez ensuite voir la dépense ou enregistrer son paiement.

Pour un seul bon, ouvrez-le et touchez « Facturer ce bon ».

Vos propres mots. Les mots « site », « département » et « sous-département » peuvent être remplacés par ceux de votre métier (par exemple « Restaurant › Poste › Sous-poste » ou « Salle › Activité › Sous-activité ») : voir Comment renommer les sites et départements (vocabulaire). Cette aide garde les mots d'origine.

Qui peut faire quoi ?

Action	Qui (droits par défaut)
Facturer des bons (créer la dépense), enregistrer le paiement	Propriétaire, administrateur, collaborateur
Consulter les bons et leur état de facturation	Selon les droits de lecture ; comptable en lecture seule

Questions fréquentes

Pourquoi mon bon n'a-t-il pas de case à cocher ?

Il est annulé, déjà facturé, sans valeur, ou son bon de commande a déjà une dépense.

Mon fournisseur a facturé plus que les bons. Où va la différence ?

Elle apparaît comme écart, imputée sur l'en-tête de la dépense (catégorie et département choisis dans le tiroir).

Comment défaire une facturation faite par erreur ?

Annulez la dépense depuis sa fiche (« Annuler la dépense ») : les bons redeviennent « À facturer ». Si la dépense a des paiements, annulez d'abord les paiements.