Réceptionner une livraison sans bon de commande (réception directe)

Qu'est-ce qu'une réception directe ?

Une réception directe enregistre une livraison fournisseur sans bon de commande préalable (achat au comptoir, livraison non prévue). Elle crée directement un bon de réception numéroté, met à jour le stock des produits concernés et peut créer la dépense. Aucun numéro de bon de commande n'est consommé et aucun bon de commande n'apparaît dans vos listes : seul le bon de réception porte un numéro.

La fonctionnalité dépend des bons de réception de votre abonnement (voir Bons de réception). L'imputation par département et catégorie et la répartition par quantité, décrites plus bas, dépendent de l'option de pilotage multi-sites (selon votre abonnement).

Où trouver la réception directe ?

• Page Bons de réception : bouton « Nouvelle réception directe ».
• Fiche d'un fournisseur actif : menu d'actions, entrée « Réception directe » (le fournisseur est déjà rempli).
• Application mobile : liste des bons de réception, bouton « Réception directe ». Sur une ligne, « Répartir » ouvre la feuille de répartition (« Ajouter une part », « Retirer la répartition », « Valider »).

Comment enregistrer une réception directe ?

1. Dans le tiroir « Nouvelle réception directe » (« Livraison d'un fournisseur sans bon de commande. »), choisissez le « Fournisseur » (« Rechercher un fournisseur… »). Un fournisseur archivé est refusé : « Ce fournisseur est archivé : réactivez-le avant d'enregistrer une réception. »
2. Indiquez la « Date de réception » (pas dans le futur) et, si vous le souhaitez, le « N° du bon de livraison fournisseur » (par exemple BL-2026-0412). Si votre compte a plusieurs entrepôts, choisissez l'« Entrepôt de réception » : c'est l'entrepôt des lignes qui n'en précisent pas (voir l'entrepôt de chaque ligne).
3. Avec l'option multi-sites, chaque ligne reprend le département et la catégorie réglés dans la fiche du produit choisi (bloc « Imputation de gestion ») ; vous pouvez les changer ligne par ligne. Au-dessus des lignes, la zone d’imputation propose aussi un « Département par défaut » et une « Catégorie par défaut » : ils servent aux lignes qui n'en ont pas (ni choisis sur la ligne, ni réglés dans la fiche du produit). Un compte qui n'a qu'un seul département le voit proposé d'office.
4. Dans « Lignes livrées », renseignez pour chaque ligne le « Produit ou libellé » (un produit du catalogue, ou un libellé libre), la quantité (« Qté »), l'« Unité », le « Prix HT » et la « TVA ». Le « Total HT » se calcule. « Ajouter une ligne » ajoute une ligne ; l'icône corbeille la retire (au moins une ligne est nécessaire : « Indiquez au moins une ligne. »).
5. Cliquez sur « Enregistrer la réception ». Le message « Réception BR-… enregistrée. » confirme, avec le numéro attribué.

Contrôles : « Choisissez le fournisseur. », « Indiquez la date de réception. », « Indiquez le libellé de chaque ligne. », et pour une quantité nulle « La quantité de « … » doit être supérieure à zéro. » Les montants sont calculés par Billora en dirhams ; une réception directe est toujours enregistrée en MAD.

Comment imputer chaque ligne à un département et une catégorie ?

Avec l'option multi-sites, le tableau affiche en plus les colonnes « Département » (liste groupée par site) et « Catégorie » (feuille du plan de gestion, hors revenus). Un produit qui a une imputation par défaut remplit la ligne d'office (voir l'imputation par défaut). Pour imputer rapidement plusieurs lignes au même département :

1. Cochez les lignes (case « Sélectionner la ligne »).
2. Dans le champ « Département des lignes cochées » (au-dessus des lignes), choisissez le département dans la liste « Choisir un département ».
3. Cliquez sur « Appliquer ».

Une ligne que vous n'avez jamais modifiée suit l'en-tête ; une ligne dont vous avez volontairement choisi « Aucun département » ou « Aucune catégorie » le reste. Ces imputations alimentent le rapport « Résultat de gestion » (voir Organiser votre plan de gestion).

Comment répartir une ligne entre plusieurs départements ?

Une même livraison sert parfois plusieurs ateliers : 1 000 kg de farine dont 600 kg pour la « Viennoiserie » et 400 kg pour la « Pâtisserie ». Plutôt que de couper la ligne, répartissez sa quantité entre départements :

1. Sur la ligne, cliquez sur « Répartir » (sous la liste « Département »). Le panneau « Répartition par département » s'ouvre sous la ligne, avec la quantité et le montant HT de la ligne.
2. Pour chaque part, choisissez le « Département » (« Choisir un département ») et la « Quantité ». Le « Montant HT » de chaque part se calcule seul, au prorata de la quantité.
3. « Ajouter une part » ajoute une ligne (elle reprend ce qui reste à répartir) ; l'icône corbeille retire une part ; « Retirer la répartition » revient à un seul département.
4. Vérifiez que « Reste à répartir » affiche 0 (en vert), puis enregistrez la réception. La ligne affiche ensuite « Réparti sur 2 départements ».

• Toute la quantité doit être répartie, à 0,001 près : sinon l'enregistrement est refusé (« La répartition doit couvrir toute la quantité de la ligne : le reste à répartir doit être nul. »). Chaque part a un département de coûts actif (« Choisissez le département de chaque part. ») et une quantité positive ; 50 parts au plus par ligne.
• Le montant n'est jamais saisi : il découle de la quantité et du prix de la ligne. Chaque part est arrondie au centime et la dernière absorbe l'arrondi : la somme des parts est toujours égale au HT de la ligne.
• Le stock ne change pas : la ligne entière entre en stock dans un seul entrepôt, celui de la ligne, comme sans répartition. La répartition est une imputation de gestion de l'achat, pas un transfert de stock entre sites.
• Quand la dépense est créée (case « Créer la dépense maintenant », ou plus tard par une facture groupée), sa ventilation reprend une ligne par département, avec la quantité et le libellé (par exemple « 600 kg Farine »). Le rapport « Résultat de gestion » impute chaque part à son département.

Sur un bon de commande : dans le formulaire, ouvrez « Imputation par ligne », puis cliquez sur « Répartir la quantité entre départements » sous la ligne ; la quantité à répartir est la quantité commandée. À la réception (« Réceptionner »), la répartition du bon de commande est reprise au prorata de la quantité reçue (« Répartition du bon de commande reprise au prorata (2 départements). ») ; « Modifier la répartition » permet de la changer pour cette livraison, sur la quantité reçue. Le bon de réception garde toujours sa propre copie de la répartition.

Où la relire : la fiche du bon de réception affiche les parts sous chaque ligne (quantité, département, montant HT) et « Réparti » dans la colonne « Département » ; la fiche de la dépense affiche la quantité et le libellé sous le département de chaque ligne de « Ventilation ».

Limites : la répartition d'un bon ne se modifie plus après l'enregistrement de la réception (annulez et refaites la réception, ou réimputez la ligne de ventilation de la dépense depuis le résultat de gestion) ; elle est copiée quand vous dupliquez un bon de commande ; l'application mobile ne permet pas de la saisir sur un bon de commande (une répartition existante est conservée quand vous le modifiez), mais la propose sur la réception directe. Tout est masqué sans l'option de pilotage multi-sites.

La livraison met-elle le stock à jour ?

La colonne « Stock » porte une case « Mouvementer le stock » : cochée par défaut pour une ligne rattachée à un produit, elle fait entrer la quantité dans l'entrepôt de la ligne (l'entrepôt de réception si vous n'en choisissez pas d'autre). Elle est désactivée pour une ligne en libellé libre (« Choisissez un produit pour mouvementer le stock ») : une ligne sans produit ne bouge jamais le stock. Décochez la case pour une ligne qui ne se stocke pas (consommable, service).

Dans quel entrepôt entre chaque ligne ?

Avec la gestion multi-entrepôts (selon votre abonnement) et au moins deux entrepôts actifs, le tableau affiche une colonne « Entrepôt » à côté de « Stock » : chaque ligne de stock peut entrer dans un entrepôt différent (par exemple la farine au laboratoire, les emballages à la boutique). La même colonne existe dans la fenêtre « Réceptionner » d'un bon de commande (champ « Entrepôt » sous chaque article), et l'application mobile propose « Entrepôt de la ligne » sur chaque ligne de la réception directe et de la réception d'un bon de commande (« Réceptionner », lignes de produits stockés). Sans la gestion multi-entrepôts, ou avec un seul entrepôt, rien ne change : tout entre dans l'entrepôt unique.

L'entrepôt affiché est proposé d'office, dans cet ordre :

1. l'entrepôt que vous choisissez sur la ligne (jamais écrasé) ;
2. sinon l'« Entrepôt par défaut » du produit (bloc « Imputation de gestion » de la fiche produit) ;
3. sinon l'« Entrepôt par défaut » du département de la ligne, puis celui de son département parent (voir Créer vos sites et départements) ;
4. sinon, si le site du département n'a qu'un seul entrepôt rattaché, cet entrepôt ;
5. sinon l'« Entrepôt de réception » ;
6. sinon l'entrepôt par défaut de votre compte.

La liste de la ligne présente d'abord les entrepôts du site du département (« Entrepôts du site … »), puis les « Autres entrepôts » : aucun entrepôt n'est masqué et le choix reste toujours modifiable. Seuls les entrepôts actifs sont proposés ; un entrepôt archivé est refusé (« Cet entrepôt est archivé : choisissez un entrepôt actif. »). La fiche du bon affiche « Entrepôt : … » sous une ligne quand son entrepôt diffère de celui du bon.

• Annulation : le stock de chaque ligne est retiré de l'entrepôt où il est entré. Si cet entrepôt n'a plus la quantité, l'annulation est refusée, même si un autre entrepôt en a assez.
• Ligne répartie entre départements : elle reste dans un seul entrepôt (celui de la ligne) ; pour ranger la marchandise à deux endroits, saisissez deux lignes ou faites ensuite un transfert.
• Bons enregistrés avant cette fonctionnalité : toutes leurs lignes restent dans l'entrepôt du bon, annulation comprise.

Faut-il créer la dépense tout de suite ?

Au bas du tiroir, la case « Créer la dépense maintenant » crée une dépense du montant total de la réception, avec une « Catégorie de la dépense » (« Catégorie des lignes » si vous n'en choisissez pas : la catégorie la plus fréquente des lignes, catégorie par défaut comprise) ; avec des lignes imputées ou réparties, la dépense est ventilée par département. Sinon : « Sinon, la réception reste à facturer : vous pourrez regrouper plusieurs bons sur une facture. » Dans ce cas, le bon affiche « À facturer » et vous le facturerez plus tard (voir Facturer plusieurs bons de réception sur une seule facture fournisseur). Une réception « à facturer » n'est pas encore une charge du résultat de gestion.

Que se passe-t-il si j'annule une réception directe ?

1. Ouvrez le bon dans la liste (il porte la pastille « Directe » et, s'il a été saisi, « BL … »).
2. Cliquez sur l'action rapide « Annuler », indiquez un « Motif (facultatif) », puis confirmez avec « Annuler la réception ».

Le stock reçu est retiré (si le stock a déjà été consommé, l'annulation est refusée). Une dépense déjà créée n'est pas modifiée : annulez-la séparément si besoin. Un bon déjà facturé par une facture groupée ne peut pas être annulé avant l'annulation de cette dépense.

Vos propres mots. Les mots « site », « département » et « sous-département » peuvent être remplacés par ceux de votre métier (par exemple « Restaurant › Poste › Sous-poste » ou « Salle › Activité › Sous-activité ») : voir Comment renommer les sites et départements (vocabulaire). Cette aide garde les mots d'origine.

Qui peut faire quoi ?

Action	Qui (droits par défaut)
Créer une réception directe, l'annuler	Propriétaire, administrateur, collaborateur
Consulter les bons	Selon les droits de lecture des bons de réception ; le comptable en lecture seule
Imputer par département et catégorie, répartir une ligne par quantité	Avec l'option de pilotage multi-sites (selon votre abonnement)
Choisir l'entrepôt de chaque ligne	Avec la gestion multi-entrepôts (selon votre abonnement) et au moins deux entrepôts actifs

Questions fréquentes

Quelle différence avec un bon de réception classique ?

Le bon classique réceptionne un bon de commande existant (quantités prévues, restes à recevoir). La réception directe n'a pas de commande : les lignes sont saisies à la livraison.

Puis-je ajouter un produit qui n'existe pas encore ?

Sur le site, la création de produit est proposée depuis la ligne ; sur mobile, utilisez un libellé libre ou créez le produit avant.

Où retrouver le bon de commande de cette livraison ?

Il n'en existe pas pour l'utilisateur : la colonne « Bon de commande » de la liste affiche « Directe ».

Répartir une ligne change-t-il le stock de chaque site ?

Non. Toute la quantité entre dans l'entrepôt de la ligne ; la répartition ne sert qu'au résultat de gestion de chaque département.

Pourquoi une ligne propose-t-elle un autre entrepôt que l'entrepôt de réception ?

Parce que le produit, le département de la ligne ou son site a un entrepôt par défaut : il passe avant l'entrepôt de réception. Choisissez un autre entrepôt dans la colonne « Entrepôt » si besoin.