Formation : piloter plusieurs sites pas à pas

Que saurez-vous faire à la fin de cette formation ?

Cette formation suit le parcours d'une entreprise à plusieurs sites, par exemple une boulangerie avec un magasin et deux ateliers. À la fin, vous saurez :

• déclarer chaque site comme un centre et préparer vos catégories ;
• enregistrer chaque soir la recette de la caisse ;
• enregistrer chaque livraison fournisseur en l'imputant au bon site ;
• transformer les livraisons en dépense à réception de la facture du fournisseur ;
• lire en fin de mois la marge de chaque site et corriger une opération mal classée.

Comptez une demi-heure pour la mise en place (module 1, une seule fois), puis quelques minutes par jour.

Qui fait quoi ?

Module 1 — Mettre en place vos sites (une seule fois)

Étape 1 : créer un centre par site

1. Ouvrez Paramètres, puis « Centres et plan de gestion », onglet « Centres ».
2. Cliquez sur « Nouveau centre », saisissez le « Nom » (par exemple « Magasin Maarif »), choisissez la « Portée », puis cliquez sur « Créer le centre ».
3. Recommencez pour chaque site (« Atelier 1 », « Atelier 2 »…).
4. Dans le bloc « Centres par défaut », choisissez le « Centre de coûts par défaut » et le « Centre de revenus par défaut » : ils seront proposés d'office dans vos formulaires.

Quelle portée choisir ? « Les deux » pour un magasin qui encaisse et dépense, « Coûts » pour un atelier qui ne vend pas directement, « Revenus » pour un point de vente sans dépenses propres.

Étape 2 : installer le plan de gestion

1. Toujours dans « Centres et plan de gestion », ouvrez l'onglet « Plan de gestion ».
2. Cliquez sur « Installer le modèle par défaut », puis confirmez avec « Installer ».
3. Ajoutez au besoin vos propres catégories avec le bouton « Catégorie » ou « Sous-catégorie ».

Raccourci : si votre plan est vide, le bouton « Installer le plan de gestion type » apparaît aussi directement dans un bon de commande, une réception directe ou une dépense.

Étape 3 : déclarer vos canaux d'encaissement

1. Ouvrez l'onglet « Canaux d'encaissement ».
2. Cliquez sur « Nouveau canal » pour chaque moyen d'encaissement de votre caisse : espèces, carte, plateforme de livraison…

Module 2 — Chaque soir : enregistrer la recette de chaque site

Étape 4 : saisir la recette du jour

1. Ouvrez Facturation › « Recettes du jour », puis cliquez sur « Saisir la recette du jour ».
2. Vérifiez la « Date » (les boutons « Aujourd'hui » et « Hier » la changent en un clic) et le « Centre » du site.
3. Saisissez les montants encaissés par catégorie et par canal. Le curseur est déjà dans la première case : tapez le montant, puis passez à la case suivante avec la touche Tab. La TVA de chaque ligne reprend le dernier taux saisi pour cette catégorie.
4. Enregistrez. Recommencez pour chaque site.

Votre caisse sait exporter ses ventes ? Cliquez plutôt sur « Importer l'export de caisse » et glissez le fichier : Billora prépare les recettes de la période, que vous vérifiez avant d'enregistrer (voir Saisir la recette du jour).

Module 3 — À chaque livraison : enregistrer ce que vous recevez

Étape 5 (cas 1) : la livraison correspond à un bon de commande

1. Ouvrez Facturation › « Commandes d'achat », puis le bon de commande concerné.
2. Cliquez sur « Tout reçu » si tout est arrivé, ou sur « Réceptionner » pour indiquer, ligne par ligne, les quantités reçues et refusées.

Étape 6 (cas 2) : la livraison arrive sans bon de commande

1. Ouvrez Facturation › « Bons de réception », puis cliquez sur « Nouvelle réception directe ».
2. Choisissez le « Fournisseur » (s'il n'existe pas, créez-le directement depuis la liste), la « Date de réception » et, si vous l'avez, le « N° du bon de livraison fournisseur ».
3. Choisissez le « Centre par défaut » (le site livré) et la « Catégorie par défaut » : toutes les lignes les reprennent.
4. Dans « Lignes livrées », saisissez chaque produit, la « Qté » et le « Prix HT ». Un produit du catalogue reprend son prix d'achat. Un produit qui n'existe pas encore se crée depuis la ligne : renseignez son « Prix d'achat HT ».
5. Si une partie de la livraison va à un autre site, cochez ces lignes, choisissez le site dans « Centre à appliquer… », puis cliquez sur « Appliquer le centre ».
6. Laissez la case « Stock » cochée pour les produits dont vous suivez le stock, puis enregistrez.

Module 4 — À réception de la facture du fournisseur : créer la dépense

Étape 7 : facturer les bons de réception

1. Ouvrez Facturation › « Bons de réception ».
2. Cochez les bons « À facturer » du même fournisseur, puis cliquez sur « Facturer (n) ».
3. Dans le tiroir « Facturer des réceptions », comparez la facture du fournisseur au « Total attendu », renseignez le « N° de la facture fournisseur », puis validez.

La dépense créée est déjà ventilée par site et par catégorie à partir des lignes des bons : rien à ressaisir (voir Facturer plusieurs réceptions en une dépense).

Étape 8 : les autres frais (loyer, électricité, entretien…)

1. Ouvrez Facturation › « Dépenses », puis cliquez sur « Nouvelle dépense ».
2. Choisissez la catégorie et, dans le champ « Centre », le site concerné.

Côté ventes, une facture se rattache à un site par son champ « Centre de revenus ».

Module 5 — En fin de mois : lire le résultat de chaque site

Étape 9 : comparer vos sites

1. Ouvrez Rapports, puis « Résultat de gestion ».
2. Choisissez l'« Année », puis, dans la liste des centres, « Comparer les centres » : une colonne par site, avec revenus, coût des ventes, marge brute et résultat.

Étape 10 : corriger une opération mal classée

1. Cliquez sur un montant du tableau : le panneau liste les opérations qui le composent (factures, dépenses, recettes du jour…).
2. Changez directement la liste « Centre » ou « Catégorie » de l'opération : le tableau se recalcule.

Votre routine en résumé

Questions fréquentes

Je ne vois pas « Recettes du jour » ou « Centres et plan de gestion ».

Ces écrans dépendent de l'option de pilotage multi-sites. Sans elle, la page affiche l'option avec le bouton « Souscrire à l'option » (voir Options payantes).

Un produit choisi dans une livraison arrive avec un prix vide.

Le produit n'a pas de prix d'achat : saisissez le « Prix HT » sur la ligne, ou complétez le prix d'achat dans la fiche du produit pour les prochaines fois.

Une dépense est partie sur le mauvais site.

Ouvrez « Résultat de gestion », cliquez sur le montant concerné, puis changez le « Centre » de la dépense dans le panneau des opérations (étape 10).

Journal des mises à jour de cette formation

• 09/11/2026 — première version : modules 1 à 5.
• 09/11/2026 — application mobile : centres et plan de gestion (Paramètres), facture groupée de bons, « Résultat de gestion » (Analyses), raccourcis « Aujourd'hui » / « Hier ».