Scanner un chèque (reçu ou émis) pour remplir le paiement automatiquement

À quoi ça sert ?

Quand un client vous remet un chèque, vous saisissez d'habitude à la main le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant. Avec Scanner le chèque, une photo du chèque (sur l'application mobile) ou son image ou son PDF (sur le web) suffit : Billora lit le chèque et pré-remplit ces champs. Vous vérifiez, vous corrigez si besoin, puis vous enregistrez le paiement comme d'habitude.

Exemple. Karim, gérant d'une société de nettoyage à Tanger, reçoit un chèque de 12 500 DH en règlement d'une facture. Depuis son téléphone, il ouvre la facture, choisit le mode Chèque, touche Scanner le chèque et prend la photo : le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant apparaissent. Il relit, puis enregistre.

Qui peut l'utiliser ?

• Toute personne qui a le droit Créer du module Paiements (propriétaire, administrateur, collaborateur, ou membre d'un groupe de droits qui l'inclut). Le comptable externe et le lecteur ne peuvent pas enregistrer de paiement, donc pas scanner de chèque.
• Selon votre abonnement : si la fonctionnalité n'est pas incluse, le bouton est grisé avec un cadenas et indique « Cette fonctionnalité est disponible à partir du plan … » (le nom du plan dépend de la configuration en vigueur). Le registre des chèques doit aussi être inclus, puisque le bloc « Informations du chèque » en fait partie.
• Un nombre de scans par mois peut être limité par votre abonnement. Une fois la limite atteinte, le bouton indique « Limite de … scans de chèques atteinte ce mois-ci » et la saisie manuelle reste possible. Voir Comprendre les plans et les limites.

1. Scanner un chèque reçu

Le bouton se trouve dans le bloc Informations du chèque, qui apparaît dès que vous choisissez le mode Chèque dans une fenêtre de paiement reçu : fiche facture (bouton Paiement), paiement groupé d'un client, ou saisie d'un paiement depuis la page Paiements.

Pour un chèque que vous émettez à un fournisseur, voir Scanner un chèque émis à un fournisseur.

1. Ouvrez la fenêtre de paiement et choisissez le mode Chèque.
2. Cliquez sur Scanner le chèque.
   • Sur le web : choisissez un fichier JPEG, PNG, WEBP, HEIC (photo d'iPhone) ou PDF (8 Mo au plus).
   • Sur mobile : choisissez Prendre une photo, Photothèque ou Fichier (PDF).
3. Patientez pendant « Lecture du chèque… » (quelques secondes).
4. Relisez les champs pré-remplis : Tireur, Banque émettrice, Numéro du chèque, ainsi que le montant et la date de paiement de la fenêtre. Corrigez ce qui doit l'être.
5. Enregistrez le paiement : le chèque entre dans le registre au statut « En attente », comme un chèque saisi à la main.

2. Ce qu'il faut vérifier

• Montant différent du montant attendu : si le montant lu ne correspond pas au solde de la facture (ou au total du paiement groupé), un avertissement s'affiche : « Le montant lu sur le chèque (…) est différent du montant attendu (…) ». Rien n'est bloqué : vérifiez simplement le chèque et le montant saisi.
• Chiffres et lettres qui ne concordent pas : Billora le signale aussi. Sur un chèque, le montant en lettres fait foi : c'est donc lui qui est repris dans le champ Montant, signalé « lu automatiquement — à vérifier ». Comparez-le au chèque avant d'enregistrer.
• Chèque daté de plus d'un an : l'avertissement « Ce chèque est daté de plus d'un an : vérifiez la date, il est peut-être prescrit (à faire confirmer par votre banque). » s'affiche. La date reste reprise : vérifiez qu'elle a été bien lue, puis renseignez-vous auprès de votre banque avant de le déposer.
• Champ non lu : le message « Champ non lu : … » liste ce qui reste à saisir à la main.
• Chèque postdaté : si la date écrite sur le chèque est dans le futur, elle est placée en Date d'encaissement visée et la date de paiement reste à vérifier.
• Image sans chèque : « Aucun chèque reconnu sur cette image » — rien n'est pré-rempli ; reprenez la photo ou saisissez les champs.

Les contrôles habituels restent inchangés : règles sur les espèces et les chèques, statuts du registre, détection d'un chèque déjà enregistré avec le même numéro et la même banque.

3. Joindre l'image au paiement

Après un scan réussi, la case Joindre l'image du chèque au paiement comme justificatif est proposée, décochée. Si vous la cochez, l'image est ajoutée aux pièces jointes du paiement une fois celui-ci enregistré ; elle compte dans votre espace de stockage (voir Fichiers et stockage). Laissez-la décochée pour ne rien conserver.

4. Le client et les factures proposés

Dans le paiement groupé (« Recevoir un chèque » depuis le registre des chèques, ou bouton de paiement groupé), sur le web comme sur mobile, si vous scannez le chèque avant d'avoir choisi le client, Billora cherche parmi vos clients et vos factures ouvertes ce qui correspond au chèque, et vous le propose.

• Le client : le tireur lu est comparé au nom de vos clients. Les accents, les majuscules, l'ordre des mots, les formes juridiques (« SARL », « STE »…) et les civilités (« M. », « Mme »…) sont ignorés ; une lettre mal lue est tolérée sur les noms assez longs.
• Les factures : le montant lu doit être exactement le reste à encaisser d'une facture du client, ou le total exact de plusieurs de ses factures (recherche parmi les 12 plus anciennes factures ouvertes). Les montants déjà couverts par un chèque en cours sont déduits.
• Si le tireur n'est pas reconnu mais qu'une seule facture de tout votre compte a ce montant exact, elle est proposée.

Un encadré « Proposé — à vérifier » apparaît avec le client, les factures et la raison de la proposition. Rien n'est appliqué sans votre clic :

1. Utiliser cette proposition choisit le client et coche les factures proposées. Le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant lus sur le chèque restent remplis. Le message « Client et factures proposés d'après le chèque — à vérifier. » reste affiché jusqu'à ce que vous changiez de client ou de cases cochées.
2. Ignorer écarte la proposition.
3. Si plusieurs possibilités se valent (deux clients de même nom, deux factures au même montant…), l'encadré devient « Plusieurs correspondances possibles — choisissez » : aucune n'est présélectionnée, vous cliquez sur Choisir sur la bonne ligne.

Si vous avez déjà choisi le client avant de scanner, aucune recherche de client n'est faite : si le montant lu égale le reste d'une de ses factures, un encadré propose Cocher ces factures. S'il n'y a aucune correspondance, rien ne s'affiche et le scan se comporte comme d'habitude.

Pourquoi n'ai-je aucune proposition ?

Les causes les plus fréquentes : le client était déjà choisi ; le tireur ou le montant n'ont pas été lus (écriture manuscrite) ; aucun client ne porte un nom proche ; aucun reste à encaisser ne correspond exactement au montant ; vous n'avez pas le droit de consulter les clients ou les factures. Corriger à la main le tireur ou le montant ne relance pas la recherche : choisissez alors le client vous-même.

Le mauvais client est proposé, que faire ?

Cliquez sur Ignorer et choisissez le bon client : une proposition n'est qu'une aide, et deux clients homonymes sont toujours présentés comme un choix à faire.

5. Scanner un chèque émis à un fournisseur

Le même bouton Scanner le chèque existe quand vous émettez un chèque pour régler une dépense. Il se trouve dans le bloc Chèque émis, qui apparaît dès que vous choisissez le mode Chèque dans une fenêtre de décaissement : fiche d'une dépense, page Paiements effectués, Émettre un chèque depuis le registre des chèques, ou décaissement groupé d'un fournisseur. Sur mobile, ce sont les mêmes écrans (paiement d'une dépense, paiement, paiement groupé).

Photographiez ou déposez le chèque que vous venez de remplir (ou son image) : Billora pré-remplit :

• le numéro du chèque ;
• le montant et la date de paiement de la fenêtre ; une date écrite dans le futur (chèque postdaté) est placée en Échéance (date de débit prévue), la date de paiement reste à vérifier ;
• le Compte de l'entreprise (et donc la banque émettrice), seulement si la banque lue correspond à un seul de vos comptes bancaires. Si plusieurs de vos comptes sont dans cette banque, le compte choisi n'est pas modifié et l'avertissement « Plusieurs de vos comptes sont dans cette banque : vérifiez le compte choisi. » s'affiche. Si aucun compte ne correspond, rien n'est changé et l'avertissement « La banque lue sur le chèque (…) ne correspond à aucun de vos comptes bancaires : vérifiez le compte choisi. » s'affiche.

Le Tireur (votre société) n'est jamais remplacé : il reste le nom de votre entreprise. Le bénéficiaire (« à l'ordre de ») n'est jamais pré-rempli ni conservé : il sert seulement à un contrôle.

Quels avertissements pour un chèque émis ?

• Bénéficiaire différent du fournisseur : « Le chèque semble libellé à l'ordre de « … », qui ne correspond pas au fournisseur de la dépense. Vérifiez le bénéficiaire avant de remettre le chèque. » Le nom du fournisseur n'est pas rappelé dans le message.
• Tireur différent de votre entreprise : « Ce chèque ne semble pas tiré par votre entreprise (tireur lu : « … »). S'il s'agit d'un chèque reçu d'un client, enregistrez-le comme encaissement. »
• Montant différent du solde de la dépense (ou du total du décaissement groupé), chiffres et lettres qui ne concordent pas, chèque daté de plus d'un an, champs non lus : comme pour un chèque reçu.

Aucun avertissement ne bloque l'enregistrement. Pour un chèque émis, Billora ne propose jamais de client ni de factures. Les règles du scan (droit « Créer » du module Paiements, abonnement, quota mensuel, case pour joindre l'image) sont les mêmes que pour un chèque reçu.

Erreurs fréquentes

• « Cette photo HEIC n'a pas pu être lue » : les photos d'iPhone (HEIC) sont acceptées et converties automatiquement en JPEG. Si la conversion échoue, réglez l'appareil photo sur le format « Le plus compatible », ou envoyez une capture d'écran de la photo. Depuis l'application mobile, la photo est déjà envoyée au bon format.
• « Ce PDF est une image scannée : envoyez une photo du chèque (JPEG, PNG, HEIC) ou un PDF numérique. » : seul un PDF numérique (généré par un logiciel, avec du texte) est lu par le moteur de lecture local (Tesseract), principal ou de secours ; une page scannée n'a pas de texte. Envoyez une photo du chèque. Seule la première page du PDF est lue.
• « Ce PDF n'a pas pu être ouvert (protégé par un mot de passe ou endommagé) » : retirez la protection ou envoyez une photo du chèque.
• « Ce PDF est trop complexe pour être lu automatiquement : envoyez une photo du chèque (JPEG, PNG, HEIC). » : le PDF est trop lourd à analyser ; envoyez une photo du chèque.
• « Le moteur de lecture actuel ne lit que des images » : le moteur de lecture local ne lit pas les PDF ; envoyez une photo ou une image du chèque.
• « La lecture automatique des chèques n'est pas disponible pour le moment » : le service de lecture ne répond pas. Saisissez les champs à la main ; le scan n'est pas décompté de votre quota.
• « Trop de scans en peu de temps » : patientez quelques minutes avant de réessayer.

Scanner les chèques d'une remise en banque

Le même scan sert à préparer une remise : dans « Nouvelle remise en banque », il retrouve les chèques déjà enregistrés et les coche au lieu de pré-remplir un paiement. Il décompte le même quota mensuel de scans de chèques. Voir Faire une remise de chèques en banque.

Scanner une photo déjà prise (photothèque)

Sur mobile, un chèque n'a pas besoin d'être photographié sur le moment. Dans toutes les fenêtres de scan de chèque (paiement par chèque, « Recevoir un chèque », « Nouvelle remise en banque » puis Scanner un chèque, Scanner le bordereau), la feuille propose Prendre une photo, Photothèque et Fichier (PDF).

1. Appuyez sur le bouton de scan, puis sur Photothèque (« Une photo déjà prise ou reçue (WhatsApp, e-mail…) »).
2. Choisissez la photo du chèque : la photo entière est lue, sans recadrage.
3. Vérifiez les champs lus, comme pour une photo prise sur le moment.

• « Cette image est trop grande (plus de 40 mégapixels). Envoyez une photo plus légère ou une capture d'écran. » : choisissez une photo plus légère ou une capture d'écran du chèque.
• « Fichier trop volumineux (max 8 Mo). » : le fichier dépasse 8 Mo ; ces deux messages s'affichent sur le téléphone, avant tout envoi et sans décompter votre quota.
• « Accès aux photos refusé. Autorisez-le dans les réglages, ou choisissez « Fichier (PDF) ». » (Android) : appuyez sur Réglages pour autoriser l'accès aux photos. Pour l'appareil photo, le message équivalent propose de choisir « Photothèque ».
• « Impossible d’ouvrir la photothèque. Réessayez. » : fermez la feuille et recommencez.

Questions fréquentes

Le scan enregistre-t-il le paiement tout seul ?

Non. Il pré-remplit le formulaire ; c'est vous qui vérifiez puis cliquez sur Enregistrer. Tant que vous n'avez pas enregistré, rien n'est créé.

Que deviennent le numéro de compte et les autres données du chèque ?

Seuls le tireur, la banque, le numéro, la date et le montant sont proposés dans le formulaire. Le numéro de compte du tireur n'est ni conservé ni journalisé. L'image n'est gardée que si vous choisissez de la joindre au paiement.

Puis-je scanner un chèque que j'ai émis à un fournisseur ?

Oui : le bouton Scanner le chèque apparaît aussi dans le bloc Chèque émis des fenêtres de décaissement (voir la section « Scanner un chèque émis à un fournisseur »). Le numéro, le montant, la date et, si une seule correspondance existe, le compte de l'entreprise sont pré-remplis ; le tireur reste votre société. Chaque lecture compte dans le même quota mensuel de scans de chèques, que le chèque soit reçu ou émis (selon votre abonnement).

Que signifie « Un chèque n° … est déjà enregistré » ?

Après la lecture, Billora cherche dans votre registre un chèque reçu portant le même numéro (les zéros de tête sont ignorés ; une banque lue différente écarte le rapprochement, un chèque annulé n'est pas compté). S'il en trouve, l'avertissement « Un chèque n° … est déjà enregistré : vérifiez qu'il ne s'agit pas d'un doublon avant d'enregistrer ce paiement. » s'affiche en tête des avertissements, avec le numéro de la facture réglée si vous pouvez consulter les factures. C'est un simple avertissement : rien n'est bloqué ni modifié et vous pouvez enregistrer quand même (deux chèques peuvent légitimement porter le même numéro, par exemple un chèque impayé présenté à nouveau). Un montant identique seul ne déclenche jamais cet avertissement. Il n'apparaît que pour un chèque reçu, pas pour un chèque émis.

Le montant lu est faux, que faire ?

Corrigez-le simplement dans le champ Montant avant d'enregistrer : la valeur lue n'est qu'une proposition, et un montant différent du solde attendu est seulement signalé, jamais bloqué.

Billora conserve-t-il ce que le scan a lu, et l'image de mon chèque est-elle envoyée à un tiers ?

Non. Les valeurs lues (noms, montants, numéros, dates) ne sont ni stockées ni journalisées : elles ne servent qu'à pré-remplir votre formulaire. Pour mesurer la qualité de la lecture, Billora compte seulement, par entreprise et par jour, le nombre de champs lus, puis gardés ou corrigés à l'enregistrement (par type de champ), le délai de lecture et le moteur utilisé. Ce sont des statistiques anonymes, sans valeur lue, sans image et sans lien avec un utilisateur.

Selon le moteur de lecture réglé par Billora pour le scan des chèques, l'image peut être traitée par un prestataire. Avec le moteur local (Tesseract), la lecture se fait sur les serveurs de Billora et l'image n'est transmise à personne. Avec le moteur Claude, l'image est envoyée à Anthropic, notre prestataire d'intelligence artificielle (États-Unis, donc hors du Maroc), uniquement pour lire les champs du chèque. Un chèque peut comporter des données personnelles : ne photographiez que des chèques relatifs à votre activité. Le détail figure dans la politique de confidentialité du site.

Pourquoi le message « Attention : le service de lecture habituel ne répond pas » ?

Le service qui lit habituellement vos chèques était momentanément indisponible : Billora a lu le chèque avec un moteur de secours, moins précis, qui ne lit pas l'écriture manuscrite (le montant et la date écrits à la main restent souvent vides). Vérifiez chaque champ avant d'enregistrer. Si le bouton Scanner le chèque n'apparaît plus du tout, la lecture automatique est suspendue pour le moment : saisissez les champs à la main.

Prochaines étapes

• Suivre vos chèques avec le registre des chèques
• Enregistrer un paiement
• Enregistrer un paiement groupé