Notes de frais : saisir, faire approuver et rembourser

À quoi ça sert ?

Quand un collaborateur avance un frais de sa poche (déjeuner avec un client, carburant, péage, fournitures), il doit être remboursé, et l'entreprise doit garder la preuve de la dépense. Une note de frais réunit la dépense, son justificatif (photo ou PDF) et la décision d'un approbateur. Une fois remboursée, elle crée automatiquement une dépense « payée » et un paiement « effectué », avec le justificatif rattaché.

Exemple. Sara, commerciale chez Atlas Distribution à Rabat, paie 240 DH de carburant pour un rendez-vous client. Depuis son téléphone, elle photographie le ticket, saisit le montant et soumet la note. Karim, le dirigeant, reçoit la notification, approuve, puis la rembourse par virement : la dépense et le paiement apparaissent dans les comptes, justificatif compris.

1. Qui peut faire quoi ?

Action	Qui
Saisir et soumettre ses propres notes (menu Mes notes)	Propriétaire, administrateur, collaborateur et lecteur. Le comptable externe n'a pas cet accès.
Voir les notes de l'équipe (onglets À approuver, À rembourser, Toutes)	Tous les rôles, y compris le comptable en lecture seule. Les brouillons des autres membres restent privés : personne ne les voit avant leur soumission.
Approuver ou Refuser une note	Propriétaire et administrateur par défaut ; un collaborateur peut recevoir ce droit par un groupe de droits (« Notes de frais (équipe) » → « Approuver / refuser »).
Rembourser une note approuvée	Propriétaire et administrateur par défaut (« Notes de frais (équipe) » → « Rembourser » dans un groupe).

• Pas d'auto-approbation : personne, pas même le propriétaire, ne peut approuver ni refuser sa propre note ; un autre approbateur doit la trancher. Seule exception : quand aucun autre membre ne peut approuver (entrepreneur seul), il peut trancher sa propre note pour ne pas la laisser bloquée.
• Pour un salarié qui ne doit rien voir d'autre, créez un groupe ne contenant que « Mes notes de frais » → « Saisir et soumettre » : le membre ne voit que ses propres notes. Les groupes personnalisés dépendent de votre abonnement.
• L'approbateur désigné (facultatif, choisi par le demandeur) reçoit seul la notification, mais n'est pas exclusif : tout membre qui a le droit d'approuver peut décider.

2. Saisir une note de frais

1. Ouvrez Notes de frais (menu Facturation). Si vous ne pouvez que saisir, le menu vous mène directement à Mes notes de frais.
2. Cliquez sur Nouvelle note (ou Nouvelle note de frais dans « Mes notes »).
3. Remplissez le formulaire :
   • Date de la dépense (jamais dans le futur), Catégorie et Libellé (ce que vous avez dépensé) sont obligatoires ; Commerçant est facultatif.
   • Montant TTC (DH) et Taux de TVA : la TVA incluse est affichée à titre indicatif, le serveur la recalcule toujours à partir du montant TTC et du taux — sauf pour un ticket scanné à plusieurs taux, dont la TVA imprimée est conservée (taux « Mixte », voir l'article « Scanner un ticket pour remplir une note de frais automatiquement »).
   • Approbateur (facultatif) : choisissez qui doit être prévenu en priorité.
   • Client à refacturer (facultatif) : proposé seulement si vous avez le droit de lister les clients. Il sert d'information ; aucune facture n'est créée automatiquement.
   • Remarques (facultatif).
4. Joignez le justificatif avec Ajouter une photo ou un PDF (voir plus bas), puis cliquez sur Enregistrer le brouillon ou directement sur Soumettre pour approbation.

3. Soumettre la note

Cliquez sur Soumettre depuis la fiche du brouillon, puis confirmez. Le justificatif est obligatoire : sans lui, Billora répond « Joignez au moins un justificatif (photo ou PDF) avant de soumettre la note de frais. »

• La note reçoit alors son numéro, par exemple NF-2026-0001 (préfixe, année, puis numéro d'ordre ; le préfixe NF se change dans Paramètres → Numérotation). Ce numéro est attribué à la première soumission et ne change plus, même si la note est retirée, refusée puis rouverte.
• Les approbateurs sont prévenus dans le centre de notifications et par e-mail (« Note de frais à approuver »). Si vous êtes le seul approbateur, personne d'autre n'est notifié.
• Tant que la note n'est pas décidée, vous pouvez cliquer sur Retirer : elle repasse en brouillon pour être corrigée, puis soumise de nouveau.

4. Les statuts

Statut	Signification
Brouillon	En cours de saisie, visible par vous seul. Modifiable et supprimable.
Soumise	En attente de la décision d'un approbateur.
Approuvée	Acceptée (éventuellement pour un montant inférieur) ; reste à rembourser.
Refusée	Rejetée avec un motif. Le demandeur peut cliquer sur Rouvrir en brouillon pour la corriger (le numéro est conservé) et la soumettre de nouveau.
Remboursée	Payée au demandeur : la dépense et le paiement existent. La note n'est plus modifiable.
Réglée (carte de l'entreprise)	Note payée avec la carte de l'entreprise, approuvée et réglée en une étape : la dépense et le paiement par carte existent, rien n'est à rembourser.

5. Approuver ou refuser

Dans Notes de frais, l'onglet À approuver liste les notes soumises (une pastille indique leur nombre dans le menu). Ouvrez une note : vous voyez le demandeur, le montant, la TVA, les justificatifs et le suivi.

Si la note ressemble à une autre (même fichier joint, ou même commerçant, même date et même montant), le badge Doublon possible et un encadré d'avertissement s'affichent sur la fiche. Ce n'est qu'un avertissement : vous pouvez approuver ou refuser normalement après vérification.

Approuver

Cliquez sur Approuver :

• Montant approuvé (TTC, DH) : égal au montant demandé par défaut ; vous pouvez l'abaisser, jamais le dépasser (« Le montant approuvé ne peut pas dépasser le montant demandé. »). La TVA est recalculée sur ce montant (proportionnellement pour une note « Mixte »).
• Catégorie de la dépense : corrigez-la si le demandeur s'est trompé (sur le web).
• TVA déductible : décochée par défaut. La déduction de la TVA suppose en principe une facture établie au nom de l'entreprise (avec son ICE) : un simple ticket de caisse ne suffit pas. À faire valider par votre comptable.

Refuser

Cliquez sur Refuser et indiquez le Motif du refus (3 à 500 caractères). Le motif est communiqué au demandeur, qui peut rouvrir la note en brouillon.

Dans les deux cas, le demandeur reçoit une notification et un e-mail.

6. Rembourser

Dans l'onglet À rembourser, ouvrez la note approuvée et cliquez sur Rembourser. Renseignez la Date du paiement (jamais dans le futur), le Moyen de paiement (Virement, Espèces, Carte ou Autre) et, si vous le souhaitez, une Référence.

En une seule opération, Billora :

1. passe la note à Remboursée ;
2. crée une dépense « Payée » (numéro DEP-…), sans fournisseur, pour le montant approuvé, dans la catégorie de la note, avec la TVA calculée et la mention déductible ou non ;
3. crée un paiement « effectué » relié à cette dépense (visible dans Paiements → Effectués) ;
4. rattache les justificatifs à la dépense : ils restent consultables depuis la note et depuis la dépense, et comptent pour les justificatifs manquants.

7. Sur l'application mobile

Dans Plus → Notes de frais, l'application reprend les mêmes écrans : Mes notes, puis À approuver, À rembourser et Toutes si vous pouvez lister les notes de l'équipe.

• Le bouton + ouvre la saisie, qui commence par le justificatif : Prendre une photo (appareil photo), Photothèque ou Fichier (PDF). L'appareil photo demande votre autorisation la première fois.
• « Brouillon » enregistre sans soumettre, « Soumettre » envoie la note. Si l'envoi d'un justificatif échoue, la note est conservée en brouillon : rouvrez-la pour réessayer.
• La fiche propose les actions selon votre rôle (Soumettre, Retirer, Rouvrir, Approuver, Refuser, Rembourser). Sur mobile, la date de remboursement se choisit entre « Aujourd'hui » et « Hier ».

8. Cas particuliers

• Compte en suppression programmée : les notes restent consultables mais aucune action n'est possible (lecture seule).
• Abonnement qui n'inclut plus les notes de frais : le module est verrouillé, les données sont conservées et incluses dans l'export du compte. Elles redeviennent accessibles si l'abonnement les inclut de nouveau.
• Deux personnes agissent en même temps (par exemple deux clics sur « Approuver ») : une seule décision est enregistrée, l'autre reçoit « Cette note de frais a changé d'état entre-temps. Rechargez la page. »
• Catégorie : une catégorie de dépenses utilisée par une note de frais ne peut pas être supprimée.
• Chaque étape (création, soumission, décision, remboursement, justificatifs) est inscrite au journal d'activité.

Note payée avec la carte de l'entreprise

Un frais peut être réglé de deux façons, et vous le dites à la saisie dans le champ Payée avec :

• Ma carte ou mes espèces (à me rembourser) (par défaut) : vous avancez le frais, il vous est remboursé après approbation. C'est le fonctionnement décrit plus haut.
• La carte de l'entreprise : le débit est déjà sur le relevé bancaire de l'entreprise, il n'y a rien à rembourser. La note sert de justificatif et de contrôle : un approbateur valide l'achat.

Le choix se fait tant que la note est un brouillon (web et application mobile). L'approbateur peut le corriger au moment d'approuver s'il constate une erreur (le changement est inscrit au journal d'activité).

Approuver et régler en une seule étape

Pour une note payée avec la carte de l'entreprise, le bouton s'appelle Approuver et régler (propriétaire et administrateur par défaut, ou un membre qui a le droit d'approuver). En une seule opération, Billora :

1. approuve la note pour son montant entier et la passe à Réglée (carte de l'entreprise) ;
2. crée une dépense « Payée » (numéro DEP-…), sans fournisseur ;
3. crée un paiement « effectué » en mode Carte, de référence NF-…, daté du jour du débit ;
4. rattache les justificatifs à la dépense.

Vous indiquez la Date du débit (par défaut, la date du ticket ; jamais avant le ticket ni dans le futur). Sur le web, si un relevé bancaire importé contient le débit, la date est proposée avec la mention « proposé — à vérifier ».

Refuser une note payée avec la carte de l'entreprise

Le refus est possible et le motif est communiqué au demandeur, avec cette précision : « Le débit reste sur le relevé de l'entreprise : son montant est à régulariser avec le salarié (hors Billora). » Billora ne crée aucune créance sur le salarié : faites valider le traitement par votre comptable. Sur le relevé, le mouvement se traite par Ignorer avec un motif.

Le bouton Rembourser n'existe pas pour ces notes (un appel direct répond « Cette note a été payée avec la carte de l'entreprise : elle est réglée à l'approbation et ne se rembourse pas. »). Elles n'entrent pas dans À rembourser ; la page Notes de frais les compte à part dans Réglées par carte, et le filtre Payée avec permet de les isoler.

Retrouver le débit sur le relevé bancaire

Si votre abonnement inclut le rapprochement bancaire et que vous avez le droit de consulter les relevés, la fiche d'une note soumise ou décidée affiche un bloc (sur le web) :

• Mouvement probable : un débit du relevé a le même montant au centime, à 5 jours près de la date du ticket ; le nom du commerçant retrouvé dans le libellé renforce la proposition. Le lien Ouvrir le relevé vous y amène. Plusieurs débits qui se valent : Plusieurs mouvements possibles, à vérifier vous-même.
• Pointé sur le relevé : le paiement de la note est déjà pointé sur un mouvement.
• Débit identique sur le relevé : avertissement pour une note « à me rembourser » ; voir plus bas.

Rien n'est pointé automatiquement. Le paiement créé est un paiement émis par carte comme les autres : sur la page du relevé, Billora le suggère (montant, date, numéros DEP-… et NF-… et nom du commerçant), et vous le pointez avec Pointer (propriétaire, administrateur, collaborateur ou comptable, selon les droits du relevé bancaire). Voir Pointer les mouvements d'un relevé bancaire.

Éviter de rembourser un achat déjà payé par la carte de l'entreprise

Pour une note « à me rembourser » soumise ou approuvée, si un débit identique figure sur un relevé de l'entreprise, la fiche affiche « Un débit identique figure sur le relevé de l'entreprise : cette dépense a-t-elle été payée avec la carte de l'entreprise ? ». Ce n'est qu'un avertissement : si c'est le cas, l'approbateur corrige Payée avec à l'approbation.

Questions fréquentes

Je suis lecteur : puis-je vraiment saisir une note de frais ?

Oui. Le lecteur est en lecture seule sur les données de l'entreprise, mais il peut saisir et soumettre ses propres notes. Il ne voit des autres membres que les notes déjà soumises.

Mon comptable peut-il approuver ou saisir ?

Non. Le comptable externe consulte les notes soumises ou décidées en lecture seule ; il ne saisit, n'approuve ni ne rembourse.

Pourquoi ma note n'a-t-elle pas de numéro ?

Le numéro (NF-… par défaut) n'est attribué qu'à la première soumission. Un brouillon n'en a pas, et un brouillon supprimé ne consomme aucun numéro.

Où retrouver la dépense après le remboursement ?

Sur la fiche de la note (« Dépense créée »), dans la liste Dépenses (statut « Payée »), et le paiement dans Paiements → Effectués.

Puis-je rembourser un montant différent de la demande ?

Oui, en abaissant le montant à l'approbation : le remboursement porte sur le montant approuvé.

Je me suis trompé de moyen de paiement : que faire ?

Tant que la note est un brouillon, modifiez Payée avec. Une fois soumise, seul l'approbateur peut le corriger au moment d'approuver (Payée avec dans la fenêtre d'approbation). Après la décision, la note n'est plus modifiable.

Pourquoi ma note carte ne trouve-t-elle pas de mouvement sur le relevé ?

Vérifiez que le relevé du mois est importé ; que le débit a le montant exact du ticket ; que sa date est à 5 jours au plus de la date du ticket ; que le mouvement n'est pas déjà pointé sur un autre paiement ; et que votre abonnement et vos droits donnent accès aux relevés bancaires.

Pourquoi ne puis-je pas approuver un montant partiel pour une note carte ?

Le débit de la carte est déjà fait pour le montant du ticket. Approuvez en entier, ou refusez et régularisez avec le salarié hors de Billora.

Puis-je approuver un montant différent de la demande ?

Oui, pour une note « à me rembourser » ; voir plus haut.

Prochaines étapes